【初心者もわかる】エクセルVBAでできること Word・Outlook連携など6例を紹介

Excel（エクセル）を使った資料やレポートの作成作業を効率化したいのであれば、VBAを活用するのがおすすめ。例えばWordなどの他のOfficeアプリからデータを読み込ませたり、Outlookと連携させてメールを一斉送信させたりすることも可能です。

この記事では、エクセルのVBAを使ってできることを初心者の方にもわかりやすいように丁寧に解説します。

VBAとは

VBAは「Visual Basic for Applications」の略で、Microsoft Office製品に搭載されている拡張機能です。

利用者はVBAを使って簡易的なプログラムを記述することができ、複雑な計算の自動化やデータ処理などを行うことができます。

マクロとは

VBAについて調べると必ずと言ってよいほど一緒に出てくる言葉が「マクロ」です。

マクロとはいわゆる録音機能のようなもの。Excel上で行った操作を記録することができ、記憶された操作はその後繰り返し使うことができます。

そのため、例えば一ヶ月の売上履歴から月次レポートを作成するといった定期的な作業は、マクロを活用して自動化させることができます。

本来は「コンピュータの処理を自動化する技術」の総称を意味するマクロですが、現在はMicrosoft Office製品上での自動化機能を指す言葉として使われています。

VBAとマクロの違い

よく混合して使われる「VBA」と「マクロ」ですが、この2つの言葉には明確な違いがあります。

マクロは録音機能のようなもの、と上で解説しましたが、マクロ機能を使ってExcelで操作を行うと、操作内容はプログラミング言語に変換され、内部に保存されます。

VBAとはこのプログラミング言語のことを指し、内部保存されたプログラムがマクロです。

つまり、VBAとはマクロを作るためのプログラミング言語というわけです。

Excel（エクセル）のVBAでできること6例

Excelを使った作業の効率化に欠かせないVBAですが、実際にどのようなことができるのでしょうか。

VBAでできることの中で、特に利用頻度の高いものを6つ紹介しましょう。

データ処理作業の自動化

VBAを使ったデータ処理作業の自動化は、膨大なデータを集計・分析する場合に使えます。

業務では売上、顧客、在庫などの様々なデータを扱い、それらを元にレポートやグラフを作成することがあるでしょう。

VBAでは、基本的な四則演算はもちろん、検索や集計などのExcel機能を利用して次のような作業を自動化させることができます。

• 従業員の勤務状況を表やグラフでまとめる
• 売上の日次データから月次データを作成する
• 在庫情報を項目別にシートに転記する

レポート作成の自動化

請求書や見積書などのExcelデータをPDFで出力する、といったレポートの作成作業も自動化させることが可能。

1回のPDF出力にかかる手間はそう大きなものではありませんが、何十枚、何百枚の作業となると膨大な労力を必要とします。

VBAを使ってExcelシートからPDFへの出力を自動的させることで、これらのルーチンワークにかかる作業時間を大幅にカットさせることができるでしょう。

Word（ワード）やPowerPoint（パワーポイント）との連携

VBAはExcelだけでなく、WordやPowerPointなどの他のOffice製品でも利用できます。

これを利用して、例えばPowerPointにExcelからデータをデータを流し込んだり、Accessのデータを元にExcelでグラフを作成したりと、アプリ同士を連携させた処理の自動化も可能です。

企業の業務では、複数のファイルを参照しながら資料やレポートをまとめる作業が多く発生します。VBAで処理を自動化することで、ミスを防ぎつつ作業を効率化させることができるのです。

Outlookとの連携

Outlookとの連携も便利なVBA機能の1つ。例えば、VBAで個別にメールを作成した後で、一斉送信するツールを作れば、顧客リストを見ながら1通ずつメールを作成・送信する手間が省けます。

「アドレスに間違いはないか」「送り先の企業名や所属、名前は正しいか」など業務でのメール送信は多くの集中力を要するもの。月次の納品書受領の連絡や取引先への年末年始の挨拶など、定期的に同じような内容のメールを複数の相手に一斉する人は、設定しておくと良いでしょう。

フォルダ整理作業の自動化

「プロジェクト名の変更によって該当する全てのファイル名を更新することになった」という場合も、VBAがあれば簡単に作業ができます。

VBAでは、ファイル名の一括更新、不要ファイルの一括削除、ファイルの一括移動などが問題なく行なえます。他には、特定のフォルダ内にあるファイルやサブファイルの名称をテキストファイルに出力したり、階層別に複数フォルダを自動作成したりすることも可能。

VBAは一度やり方を覚えてしまえば繰り返し使えるので、チームや部署共有の便利ツールとして1つ作成しておくと便利です。

Webのデータ取得

例えば、顧客企業の住所や代表者名に変更がないかを定期的に確認したり、競合企業の業績報告などを資料にまとめたりするシーンでも、VBAが役立ちます。

VBAがあれば、インターネットから情報を自動的に取得するツールの作成も実現可能に。

収集したデータを元にグラフを作成したり、そのグラフをさらにPDFのレポートとして出力したりと、これまでWeb画面で1つ1つ確認しながら行っていた作業も効率化させることができます。

VBAでできないこと

計算作業やレポート出力の自動化などの様々な活用方法があるVBAですが、万能の機能というわけはありません。

VBAでできないことや苦手なことについても理解しておき、用途に応じて適切に利用しましょう。

大量のデータ処理

Excelで処理しきれない大量のデータ処理については、VBAで行うことは困難です。具体的にはExcelのワークシートの最大容量（1,048,576 行×16,384 列）が上限となります。

この範囲内であっても、データが増えるにつれてExcelの動作が重くなったり、処理に時間がかかったりするケースがあります。そのような場合にはAccessやSQLなどの他のツールの利用を検討しましょう。

アプリケーション開発

VBAが得意とするのは、ExcelやWordなどのOfficeアプリ内での小規模な作業の自動化や効率化です。

そのため、VBAのサポート外のシステムとの連携や、VBA以外で動作するシステムやアプリの開発はできません。

VBAの習得方法

VBAはマクロを作成するためのプログラミング言語という位置づけですが、初心者でも比較的習得しやすい言語と言われてます。

VBAを習得して業務に役立てたいという方は、参考本、学習サイト、動画で学ぶと良いでしょう。

おすすめ学習本

VBAに関する学習本は数多く出版されています。今回は、その中から初心者におすすめの2冊を紹介します。

入社1年目からのExcel VBA

可愛らしいイラストでプログラミングに詳しくない人でも気軽に手に取れる1冊。「VBAは英語のようなもの」という解説している本書は、まさに語学を学習するようにVBAの文法・語彙・作文力を効率的に身に付けられる構成になっています。

「簡単すぎず、難しすぎない」「初心者には最適」とレビューでも高評価。VBAに学びたいけどハードルが高そう…と少し躊躇してしまっている人にもおすすめです。

Excel 最強の教科書［完全版］

「すぐに使えて、一生役立つ」というキーフレーズのもと、業務成果に直結する様々なExcelテクニックを凝縮した本書。見やすいグラフの作り方や便利なショートカットキーなど、Excelそのものの使い方も数多く紹介されています。

「Excelの基本を学びたい」という方から「もっと作業効率化したい」「もっと見やすい資料を作りたい」といった方まで、仕事でExcelを使う全ての方に最適です。

おすすめ学習サイト

オンラインの学習サイトは、移動中や休憩時間などのスキマ時間を利用して学べるのがメリット。人気のある2つのサイトを紹介します。

ドットインストール

画像出典：ドットインストール

プログラミング学習サイトとして人気の高いドットインストールには、VBAのレッスンも用意されています。

VBAとは？という基本から、起動方法やVBAを使ってできる処理について詳しく解説されています。

なお、無料で見られるのは一部のコンテンツに限られているため、全てのコンテンスを視聴したい場合にはプレミアム会員への登録が必要です。

moug（モーグ）

画像出典：moug

moug（モーグ）は、Excel、Word、Accessなどのテクニックが数多く紹介されている学習サイト。Q&A掲示板で過去の質問を検索したり、他のユーザーに質問したりすることもできます。

「VBA広場」内の「Excel VBA ビギナーズ」では、VBAを使ったマクロの作成方法を全20回にわたって解説してあります。サンプルデータのダウンロードも可能なので、実際に手を動かしながら学習したい人に特におすすめ。

VBAでできることまとめ

VBAを活用することで、データ一覧からレポートを作成したり、名簿を元にメールを一斉送信したり、帳票を自動作成したりと、普段行っている作業を効率化させることができます。できることが多すぎて戸惑うかもしれませんが、まずは普段行っている作業を効率化できないかを考えてみると良いでしょう。

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