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大事な書類を保護。文書管理システムで業務効率化【おすすめツール9選】

作成: 2018.09.12

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あなたは文書や書類をしっかりと管理したいと考えていませんか?

見たい資料がなかなか見つからず、多くの時間を無駄にしてしまった、という経験は多くのビジネスパーソンがあるのではないでしょうか。

また昔の資料や古いファイルがたくさんあって新しい資料を保管する場所がない、と悩んでいることもあるでしょう。

大量の資料管理を効率化するのに役立つのは「文書管理システム」です。

この記事では、有効に活用することで大きな業務効率化が期待できる「文書管理システム」の基本的な機能、活用方法、おすすめツールから、利用時の注意点などを解説します。

文書管理システムとは何か

文書管理システムとは、文書や書類を電子化し一括管理するツールです。

文書管理システムでできること

文書管理システムは一般的に以下のことができます。

  • 文書の電子化、管理
  • 検索
  • 文書を自動廃棄
  • ワークフロー機能

システムによって細かい仕様は異なるため、用途に合わせてシステムを選択することが重要です。

おすすめのツールとそれぞれの特徴については記事の後半で解説しています。

文書管理システム導入のメリット

文書作成から破棄までのフローを簡略化

会議資料、企画書、提案書、説明書など、ビジネスの現場では日々多様な文書・資料を作成していますが、すべての文書は以下のいずれかのフローにあります。

  • 作成
  • 共有
  • 活用
  • 保管
  • 保存
  • 破棄

この作成~破棄までの文書のフローはドキュメントのライフサイクルと呼ばれます。

文書管理システムではこれらドキュメントのライフサイクルを簡略化することができます。

保管と保存の違い

ドキュメントのライフサイクルの中に「保管」と「保存」というフローがあります。

どちらも同じような意味に聞こえますが、それぞれ以下のような違いがあります。

  • 保管:使用する文書を関係部署などでで管理すること
  • 保存:使用しない(しなくなった)文書を管理すること

執務スペースの棚や引き出しが多くの文書で溢れ、一つのファイルを探すのも大変、といった状況に陥りやすいのはこの「保管」から「保存」への仕分けがきちんと行われていないことが大きな原因の一つです。

使わないが破棄はできないという文書は、作成年度や種類、内容に応じて書庫で管理をすることで、不要な書類が溜まって必要な書類が見つけられない状況を回避することができます。

文書管理システムで仕分けの手間を解消できる

「保管→保存」「保存→破棄」の仕分けができていないことが必要な書類がすぐに見つからないという事態を招くことを解説しましたが、これらの仕分けをきちんとできている現場はごく一部で、多くの現場では日々資料探しに多くの時間を割いてしまっているのが現実です。

この問題を解決するのが文書管理システムです。

文書管理システムには設定された一定期間を過ぎると自動的に破棄される機能が備わっていることが多く、定期的に資料の整理が出来る仕組みになっています。

また、電子化された書類はワンクリックで仕分けすることができるため、ファイリングや保管庫への輸送などの手間も省くことができます。

判断や処理を簡略化できる

「ワークフロー機能」が備わっていることも文書管理システムのメリットの一つです。

多くの資料は、一度作成した後、責任者や関係者のチェック・承認行為を挟みます。

時には一度作成者に差し戻され、修正する、といった流れを何回か繰り返した後完成し次のフロー(共有)に移ります。

文書管理はこのワークフローをシステム上で行うことで、承認にかかる手間を削減することができます。

例えば紙の書類の場合は印刷したものを責任者の席に持っていき承認が必要なこともありますが、当人が離席していたり外出している時には承認がされないでしょう。

機密書類の場合は机の上に放置するわけにも行かず、結局担当者がいるタイミングに出直す必要があります。

一方、文書管理システムを利用すると、システムに資料をアップロードしシステム上で承認依頼を出すことで後は承認者が手の空いた時間にシステムにアクセスするだけで資料の承認や確認が行えます。

クラウド型のシステムの場合は外出先からでも確認できるため、出張や外出の多いポジションの人でも比較的スムーズに承認フローを回すことができます。

共同作業

文書をシステム上で管理することで編集が行いやすい、というメリットもあります。

紙の文書の場合は一つの書類を扱えるのは一人だけですが、システムであれば複数人で同時に作業をすることができます。

さらに過去のバージョン管理も可能であるため、万が一何か問題が発生したときは過去のファイルを復元させることもできます。

セキュリティの強化

文書管理システムはユーザーの役職などによってアクセス権を制限することができます。

これにより、文書の不正な持ち出しや紛失などの情報漏えいリスクを抑えることができます。

また、文書の編集時には「どのユーザー(誰)がいつどの書類をどのように編集したか」という記録が残るため、不正な改ざんも防ぐことができます。

操作を誤り、文書を削除してしまった場合に備えて復元機能がついているものがあります。

文書を探す手間を省ける

タイトルで文書を検索することで文書を探す手間を省くことができます。

資料を探す時、「◯◯に関連したファイルが欲しい」といったように明確に照会したいファイルを思い浮かべていない場合についても、内容で検索することができ、過去のノウハウを活用することができます。

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文書管理システム導入デメリット

電子化する工程が必要

従来の紙での管理から文書管理システムへ乗り換えるためには、まず紙の書類を電子化する工程が必要になります。

すでに大量の書類がある場合、上述したドキュメントのライフサイクルの保管・保存・破棄の書類が混在している可能性が高く、まずどの書類がどのステータスに当てはまるのかを仕分ける必要があります。

その後で、保管・保存すべき資料を電子化します。

これは非常に手間がかかる作業であるため、大きなデメリットとなるでしょう。対策としては、大量の資料の処理を行う必要がある場合、代行業者の利用も検討してみるとよいでしょう。

操作になれる必要がある

文書管理システムはその他の業務システムと比べて使い方がシンプルなものが多いですが、社内の業務があまりシステム化(IT化)されていない現場では慣れるまで時間を要する可能性もあります。

社内にシステムやパソコンの操作が苦手という人が多い場合、意識やルールを統一するのが難しくなってくるでしょう。

多機能なシステムはどうしても操作が複雑になる傾向があります。どのような効果を期待し、どのような機能が必要かを見極めた上で、自社の利用シーンに適したシンプルなものを選ぶようにしましょう。

文書管理システムの選び方

続いて、多種多様な文書管理システムの中から自社の利用に適したシステム選びのポイントを解説していきます。

必要な機能を把握する

これは文書管理システムだけでなく、システムを選択する上で最も重要なポイントといっても過言ではありません。

導入したシステムを業務の中で最大限に活用するためには、そのシステムに業務上必要な機能が過不足なく備わっていることが重要です。

そのために、自社の文書管理のフローを整理した上で、どのような機能が必要であるかを把握しましょう。

利用機能を把握する上でもう一つ重要なポイントとして「どの業務をシステム化するか」ということがあります。

例えば文書の保存・保管・破棄のみシステム化する(=作成・承認は紙で行い、完成した書類をシステムに取り込む)のか、作成から保管・破棄まですべてをシステム化するのか、といったことです。

システム化=全てのフローを電子化するのではなく、現在の業務のやり方にどのような問題があるのか、システムを導入することでどのような効果を期待しているのかを検討し、システム化する範囲を決定しましょう。

文書管理システムに搭載されている主な機能は以下の4つです。

文書を管理する機能

紙文書を電子化したもの・ワード・エクセル・パワーポイント・PDFなどの電子文書をまとめて登録・管理する機能です。

文書を検索する機能

登録されている文書を検索する機能です。

検索時の条件指定の範囲はシステムによって多少の差があり、タイトルの完全(部分)一致検索、キーワードなどを指定するあいまい検索の他、作成者、更新者、最終更新日時などの細かい指定ができるものもあります。

変更履歴を管理する機能

電子文書の変更履歴を管理する機能です。

最新のファイルへのアクセスに加えて、過去のバージョンの復元やこれまでの更新履歴が照会できます。

ワークフロー機能

文書の確認・承認をシステム上で行う機能です。

クラウド型システムの場合、インターネット環境とウェブブラウザがあれば外出先からでも文書を承認できるので、承認者が外出することの多い現場では特に業務効率改善に役立つでしょう。

ある文書の承認を依頼すると、承認者にメール通知がされる機能が実装されているシステムもあります。

セキュリティ

役職やユーザーによってアクセスを制限できるかどうかも重要なポイントです。

例えばある文書の閲覧は出来るが編集や削除は出来ない、といったように柔軟な権限設定ができるかどうかを確認しましょう。

セキュリティに関連する機能について考える際には、どのような資料をシステム化するのかを考えることも重要です。

例えばシステム化するのはマニュアルや社内資料などのみで顧客情報などの機密情報は従来通り紙で管理する、といったケースであれば、それほど柔軟なアクセス設定は必要ないかもしれません。

対応デバイス

システムの利用シーンを想定し、どのようなデバイス(PC、タブレットなど)から利用するかを決定します。

営業先など社外からの利用も想定している場合、スマートフォンやタブレットから文書の編集や閲覧が可能であるかなどを確認します。

導入形態

文書管理システムには、オンプレミス型(自社サーバーでの管理)とクラウド型があります。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

自社サーバーで管理

自社サーバーの管理は、データの保管を自社で行うためセキュリティ面が強いというメリットがあります。

一方で、サーバーの購入費、初期設定など導入までのコストが高いというデメリットがあります。

自社サーバーの場合、毎月決まった費用(月額利用料)を支払う必要はありませんが、保守や管理、設備の更新など定期的なメンテナンスは必要です。

クラウドで管理

クラウド型はインターネット上のサーバーで管理するため、初期費用が安くすぐに利用開始できる点がメリットです。

自社サーバーと異なり月々の利用料がかかるのが一般的ですが、利用規模(利用ユーザー)や機能に応じて料金設定がされており、一時的に大量の容量を借り受けるといったことも可能であるため、その時々の状況に合わせて柔軟な対応が可能です。

一方で、外部のサーバーを利用するという点でセキュリティ面ではサーバー型に劣ります。

オススメの文書管理システム9選

Contents EXpert

Contents EXpertは帳票データの電子化・文書作成支援など、電子文書の一元管理ができるクラウド型文書管理システムです。

ホストコンピュータや業務サーバーで生成されている多種多様な帳票データをWindows PCに表示可能なフォーマットにデータ変換し、保管する機能に加えて、OfficeやPDFなどで作成された様々な電子文書を登録、検索、閲覧、管理することができます。

紙文書のスキャニングなど、イメージファイルをバインダ形式として登録することも可能です。

その他、XML形式での文書作成、複数の関連文書の自動生成、高度な検索機能、ワークフロー機能による承認など様々な機能が搭載されています。

JECC、野村総合研究所などに導入されており、価格は問い合わせが必要です。

REXファイルファインダー

REXファイルファインダーは検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せるクラウド型文書管理システムです。

直感的にファイルを探すことが出来ることの他、原本にアクセスすることなく全てのページを閲覧できる安全性、80万件のデータを約1/1000秒で検索する高速検索が特徴的です。

検索キーワードの分布を解析して有効結果を上位に表示するという機能も搭載されているため、文書検索を頻繁に行う現場に適しているでしょう。

導入企業は非公開で、価格は問い合わせが必要です。

NotePM

NotePMは、ミーティング議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントをWEBで効率的に管理するクラウド型の文書管理システムです。

Windowsエクスプローラーのようにファイルをツリー構造で管理するため、直感的に利用することができます。

また、日報・議事録のフィードバック、手順書に対する質問などを残すことができるコメント機能や、既読状況確認機能、チャットサービス「Slack」「HipChat」「ChatWork」との連携ができ、ページ作成やコメントがあった場合にチャットで通知がされるなど、コラボレーション機能が充実しています。

また、言語切替(英語)、タイムゾーンの設定が可能であるため、外国人メンバーや、時差のある海外拠点メンバーがいる場合に便利です。

導入企業は非公開で、有料プランは1,000円/月からです。(※30日間無料トライアルあり)

Fleekdrive

Fleekdriveは、 1つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカスし、 単純なファイルの管理や共有だけでなく、チャットでコミュニケーションを取りながらファイルを共同編集ができるクラウド型システムです。

作成後のファイルへの「いいね!」機能、ファイルに「星3つ!」などの評価がつけられる機能など、コラボレーションに特化したシステムです。

文書の自動バージョン管理、作成から破棄までのライフサイクル管理、全文検索、タグ、自動採番、日付型やリスト型といった豊富な属性項目の作成などの基本機能も備わっています。

Benesse、イオンマーケティングなど世界190ヶ国で導入されており、利用料金は500円/月/ユーザ~です。

ASTRUX SaaS

ASTRUXは、様々な文書を効率よく管理できるクラウド型文書管理システムです。

初期費用に加えて、DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス(25,000円/月)、ASTRUX2.0 基本ライセンス(42,500円/月)が月々発生します。

株式会社ニデック、フジテック株式会社など全国800社以上に導入されています。

Documal SaaS

Documal SaaSは、富士通株式会社が提供するクラウド型文書管理システムです。

文書の有効期限(廃棄/削除日)の設定によりドキュメントのライフサイクルの自動化運用が可能です。

他には社外取引先などとの文書のやり取り、承認・配信ができる機能があるため、社外の取引先と文書のやり取りが多い現場に適しています。

メタウォーター株式会社、株式会社西京銀行などで導入されており、利用料金は20,000円/月~(初期費用、無料トライアルあり)です。

On Base

ハイランド社が提供する文書管理システムでクラウド型、オンプレミス型から自社にあった形で運用ができます。

業務で発生する紙文書をはじめとした大量のコンテンツを統合管理し、業務を効率化することができます。

導入企業は非公開で、価格は問い合わせが必要です。

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進するクラウド型文書管理システムです。

作成日や契約先、製品型番などの属性でドキュメントを管理することができ、登録したファイルは、高性能の検索エンジンと高速ビューワで検索・表示できます。

ISO9000/14000に基づいた文書管理を行うために必要な機能(ISO文書管理)や、期限が近づくとシステムから自動的に関係者にメールで通知する機能などにより契約書管理にも適しています。

ダイニチ工業株式会社、福井ケーブルテレビ株式会社などで導入されており、価格は問い合わせが必要です。

Bigtincan Hub

Bigtincan Hubは容量無制限でファイルの保管・共有ができるクラウド型の文書管理システムです。

AIによる過去の閲覧履歴等の自動解析機能が搭載されており、資料の利用度や人気度を把握できることが特徴の1つです。

PDF、Word、Excel、PowerPointの他に動画や写真など80種類以上の拡張子に対応している他、独自の情報設計に従うことで大量の文書がスッキリ整理できる「文書整理型」クラウドです。

全世界10万ユーザー以上、海外の大手企業がこぞって採用する文書管理プラットフォームで利用料金は1,000円/月~です。

文書管理システムを導入する際に注意すべきポイント

最後に、様々な検討を経て導入した文書管理システムを最大限活用するために、注意すべきポイントを解説します。

必要な文書の仕分けを行う

社内にある全ての資料を電子化するのは途方もない手間がかかります。

管理する必要のない文書をシステムに取り込むことで、データ容量が不必要に膨らむことも避けたいものです。

文書管理システムの導入は、社内の資料を仕分けし、不要な資料を破棄するきっかけと考えましょう。どの文書が必要かしっかり見極めることが大切です。

課題を考える

どの業務システムも、部署やチームの課題を解決するためにあります。

システムで解決したい問題や目的が曖昧なままシステムを導入すると、かえって業務ややりづらく、非効率になる可能性もあります。

ルールを統一する

文書管理システムを導入する大きなメリットは、大量の文書から欲しいものを短時間で検索ができることです。

しかし、より効率的に文書検索を行うためにはファイルの命名やタグ付け、保管場所など文書保存時のルールを統一することが重要です。

「◯◯プロジェクトの進捗報告会議事録(X月X日)」といったようにタイトルを見ただけでファイルの内容が分かるような工夫も有効です。

操作方法を社内全員に周知する

システムの利用開始までに、利用者全員がシステムの使い方を把握している状態が望ましいでしょう。

社内勉強会や資料などを作成することで、導入後の問い合わせなどを減らすことができます。

定期的な見直しのタイミングを設ける

一度決めたルールも、運用していくうちに課題や改善点が見つかるものです。

実際に利用している社員の声を聞き、要望や改善点は運用ルールに反映していきましょう。

システムは導入して終わりではありません。

かけたコストの分、最大限に活用できるようにPDCAを回し最適な運用体制を作っていきましょう。

バージョンアップや新機能のリリース情報などは常にキャッチできるようにしておくことに加えて、利用したい機能がまだ実装されていない場合は、システムの開発会社に要望として伝えることも重要です。

関連記事:【具体例を解説】PDCAサイクルの回し方や企業の取り組み事例を紹介

さいごに

電子化による物理的なスペースの節約、ノウハウの蓄積、高速検索による資料の照会、バージョン管理、情報漏えいリスクの低減など、文書管理システムはうまく活用することで大幅な業務改善が期待されます。

導入時には目的やシステムで解決したい課題を明確にし、最適なシステムを選択するようにしましょう。

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この記事を書いた人

石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。