チームの業務効率化を図るポイントを解説【マネジメント担当者必見】

チームの業務効率が悪く悩んでいませんか？

リーダーとしてチームの業務効率を上げたい時は、どのような意識をチームで共有し、どのように指導すればよいのでしょうか。

複雑な業務になるほど、どこから着手すべきか分からなくなってしまいます。非効率と分かりながら従来の方法を続けている、というチームもあるでしょう。

業務効率化を図るために【チーム全体で共有すべき考え方】

チームの業務効率化を図るためには、一人ひとりが効率化を念頭に仕事を進めることが重要です。

そこでまずは、業務効率化を図るためにチーム全体で共有すべき考え方を解説します。

マルチタスクをしない

クライアントAへの提案資料を作成しながら、クライアントBとのメールのやり取りをする。
さらに並行して社内タスクや後輩の指導を行う、といったマルチタスク状態になってはいないでしょうか。

マルチタスクをしているとなんとなく仕事をたくさんやっているように思えますが、実は効率化という観点ではマルチタスクはよくありません。

そもそも、人間の脳はひとつのことにしか集中できないという特性を持っています。

例えば締切に間に合わせるために集中して作業を進めている場合、他の事を考えたり周囲と話す余裕はないでしょう。免許を取ったばかりのドライバーは助手席の人と会話する余裕はないと思います。

人間は一つのことに集中した方が速く・質の高い成果をもたらすことができます。効率的に仕事を進められる人はこのことを理解し、マルチタスクを行わないようにしています。

では、なぜ人はマルチタスクを好むのでしょうか。これには、脳の働きが影響しています。

優先的に行うべき作業がありながら「気分転換」といって別の作業に着手する、といった経験はないでしょうか。

人間の脳は新しい刺激を好む性質があります。新しい小さなタスクに取り掛かると報酬系(心地良いことが起きた時に活性化される脳内のシステム)であるドーパミンが分泌されるのです。

たくさんの小さなタスクに同時進行で取り組んでいると「仕事をこなしている」満足感を感じるようになります。人はついマルチタスクを行ってしまうのです。

「色々と業務をこなしているけれど、効率はなぜか良くない」と自身の仕事の進め方について感じている人は、知らない間に効率の悪いマルチタスクを行ってしまっていないか、チェックしてみましょう。

また上司やチームリーダーに当たる方は、部下やメンバーがそのような働き方をしていないか、一度に多くの業務を任せていないかを確認してみましょう。

周囲の協力を得られる仕組みづくり

「明日締め切りのタスクがあり集中して作業を進めたいが、焦って思い通りに進まない」といった経験はないでしょうか。

人は、自分のキャパシティ（許容範囲）を超える作業をすると生産性は落ちていきます。

時間に追われ、焦って作業をすることでミスが発生し、そのリカバリーに余計に時間を取られる、といった負のスパイラルにも陥りかねません。

それを防ぐためには、タスクを細分化・可視化（誰が見ても何をすべきかわかる状態)する仕組みづくりを行いましょう。そしてタスクの一部をチームメンバーなどに協力してもらうことも重要です。

メンバー個人が抱えている業務を共有し、必要な時にはし合えるような環境がチームの生産性向上につながります。

Slack、WantedlyChat、Googleハングアウトなどのチャットを活用し、一日の終わりなど定期的に作業の進捗報告を行ったり、「来週もしかしたら協力を仰ぐかもしれない」といったような内容を事前に連絡しておくだけで、必要な時にスムーズに協力を得ることができるでしょう。

正確なコミュニケーションを意識する

他者に何かを伝えるためのコミュニケーション手段は様々あります。
電話、メール、チャット、メモなど。

最近はチャットを使ってのコミュニケーションが一般化してきており、必要な伝達は基本的にすべてチャットで、といったような会社もあるでしょう。

しかし、いずれの手段においても正確なコミュニケーションを意識することは業務効率化の面で非常に重要です。

例えば、部下やチームの仲間に指示をする時「これくらいでわかるだろう」といったように曖昧な指示を出したことで内容が正確に伝わらず、その後の説明で返って時間を浪費してしまった、ということもあり得るでしょう。

一度のメールで済むような内容も、不正確な情報や伝え方が不十分であったために何度もメールのやり取りをする、といったこともよく起こります。

メールやチャットは確かに相手の状況や場所を考えずに連絡をすることができますが、時には電話や直接会って話をしたほうが早く要件を済ませることが出来ることもあります。

正確さと速さが求められるビジネスの場では、要件の重要度や優先度などに応じて適切な伝達手段を選ぶことが求められます。

スケジュール管理を徹底する

業務効率化だけでなく、ビジネスの現場でスケジュール管理は基本です。

スマホアプリやPCソフト（Googleカレンダーなど）などのツールをマスターしてスケジュールを徹底して管理し、チームの中で誰が今何をやっているのかを分かる状態にしておきましょう。

スケジュール管理を厳密に行うことで、その日にやるタスクが可視化され、いざと言う時にメンバー同士で助け合うこともできます。

モノの置き場所ルールを作る

モノを探すことに時間を浪費するのは生産的ではありません。

どこに置いただろうと考える時、集中力は遮断されます。見つからないことによるストレスも感じるでしょう。そして何より作業の手が止まってしまうことは非常にもったいないです。

文房具や書類といった物理的なものだけでなく、PC内のファイルなどのデータについても置き場所やフォルダの命名にルールを作り、必要なものがすぐに見つかる状態にしておきましょう。

個人で管理していた資料や書類を共有し、可視化したことで業務改善に成功した事例があります。詳しくはこの記事の後半で紹介しています。

時間を設定する

スケジュールの管理と同様、時間を区切って作業することも重要です。
作業を指示する時は締切を設定するだけでなく「3時間くらいを目安に」といったように時間も設定すると良いでしょう。

この時間設定を適切に行うためには、各メンバーのスキルや他に抱えているタスクなどを把握しておく必要があります。

そのためにも各メンバーのスケジュール管理に合わせて、困っていることはないか、滞っている作業はないか、といったようなコミュニケーションを普段から積極的に取ると良いでしょう。

もし設定した時間内に終わらせることが出来なかったとしても、「なぜ終わらなかったのか」「時間設定が誤っていたのか」といったように振り返ることで、作業時間の見積もりの精度を上げていく事ができます。

休憩をしっかりとる

集中して取り組みたい時ほど、休憩は大切です。

人間が継続して集中できる時間は、あまり長くありません。15分から長くて1時間程度と言われています。

「今日中に終わらせないといけないから」といった理由で、休憩やリフレッシュの時間を取らずに作業すると、生産性は落ちてしまうでしょう。

忙しくても昼休憩をしっかりとる、1時間に一度は歩いたりストレッチをしたりして少し身体を動かす、飲み物を飲んでリフレッシュする、など意識的に行いましょう。

現場によって他の人が黙々と作業をしているから、休憩をしていると自分だけサボっているみたいで休みづらい、ということもあるかもしれません。

そのような雰囲気を作り出してしまうと、チーム全体の効率悪化につながります。リーダーや上司など管理する立場にある人が休憩することを勧めるなど、リフレッシュしやすい環境を作るように意識しましょう。

計画は入念に立てる

計画を入念に立てチーム全体の認識を統一することも、チーム全体の意識作りの面で重要です。

問題解決までの道のりが明確でない場合や、今行っていることが将来どのような効果を生み出すのかを理解しないまま作業を行うのは、ゴールの見えないマラソンを走っているようなものです。

チーム全体が同じ目標を持ち、同じ方向を向いて日々の業務に取り組むことは、メンバーのモチベーションに繋がります。

四半期、半期あるいは一年の目標を掲げ、その目標に向かうステップとして各月の目標を明確にすることでチームの一体感が増し、メンバーは前向きに業務に取り組めるようになります。

常に優先順位を考える

ビジネスの現場において、作業は「やりたい順番」ではなく「やらなければいけない順番」で行わなければなりません。

そのためには、優先順位付けが必須となります。「緊急度」「重要度」「影響度」などを考え、日々行う作業を決定しましょう。

一方で、メールの返信、上司への相談、書類の提出などすぐに終わるタスクもあるでしょう。こちらは優先順位を考えず、すぐに終わらせるようにしてください。

パソコンの機能を使いこなす

作業効率が良い人は、パソコンの機能を使いこなしています。

例えば、ExcelやPowerPointなどで資料を作成するときのショートカットキー、メールのテンプレート、単語登録、その他作業効率化のためのツールなどです。

有効なツールはメンバー全員で共有して取り入れると良いでしょう。パソコンの最低限のスキルは全員が持っているような状況が望ましいと言えます。

業務の効率化を図ることで得られる３つのメリット

ここまで「業務効率化」を図るために必要なことを解説してきました。実際に業務効率化をすることでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

本当に重要な仕事に時間をかけることができる

「業務効率化」はルーチンワークに取り入れることで効果を発揮します。
特にデータ入力や資料作成、経費精算などです。

これらの「作業時間」を短縮すると、利益や成果につながる重要な仕事に注力できるようになるのです。

リフレッシュする時間を確保できる

休憩の必要性については上述しました。仕事を効率化し無駄な時間を省くことで、その時間をリフレッシュにあてられさらに効率的に作業を進めることができる、という好循環を生み出すことができます。

NASAが宇宙飛行士の睡眠について調べた実験で、昼に26分間の仮眠をとると認知能力が34％・注意力が54％上昇したという結果があります。

「会社に寝るのはよくない」という考え方はすでに古いものとなってきており、最近ではGoogle,Nike,microsoft,Appleなどの企業も従業員のパフォーマンス向上のため、昼寝(シエスタ)を取り入れています。

プライベートの時間を確保できる

仕事を効率的に行うことで残業時間を削減して早く帰ることができます。
それは一番のメリットでしょう。

退社時間が速くなることで、自分の時間や家族との時間をより多く確保できます。仕事へのモチベーションが保つことができるでしょう。空いた時間を英語や資格の勉強に当て、スキルアップやキャリアアップに繋げることもできます。

業務改善のフレームワーク『ECRS』

続いて、業務改善のフレームワークの一つである「ECRS（イクルス）」を紹介します。

ECRSとは

ECRSは、主に製造現場の生産管理におけるプロセス分析・改善に使われるフレームワークで、以下の4つの要素の頭文字を取っています。

【ECRS=プロセス分析・改善に使われるフレームワーク】

・Eliminate（取り除く）：業務をなくせないか？
・Combine（繋げる）：業務を一つにまとめられないか？
・Rearrange（組み替える）：業務実施の順序、方法を変更できないか？
・Simplify（簡素にする）：業務をもっと単純にできないか？

この順番で現状の分析・見直しを行うことで、業務改善を目指すというものです。

ポイントは、業務の見直しがEliminate（既存の無駄を取り除くこと）から始まることです。詳しい内容を見ていきましょう。

ECSRの要素

Eliminate（取り除く）

業務改善は、まず「無駄をなくす」ことから始まります。

本来やる必要のないもの、二度手間になっているものなどを見直し、出来るだけムダを排除していきます。

多くの職場では「いつもやっている」「これをすることになっている」といったように習慣として行っている作業。探してみるといくつかあるのではないでしょうか。

それらが排除できる業務になるのか、勝手になくしてもよいのか、を判断することは難しいかもしれません。そういった場合は、アンケートを用いて統計的に判断を行ったり、外部コンサルタントに委託するのも効果的です。

見直す業務となり得るものとしては以下のものが挙げられます。

・会議の時間を短くする（例：1時間が予定されている会議で、1時間が経つまでだらだらと議論を続けていないか）
・社内資料・書類の削減を行う（例：会議の資料を毎回印刷するのではなく、データをメールで共有するように出来ないか）
・打ち込み業務の重複（例：会議で参加者それぞれがメモを取るのではなく、一人が議事録を取るように出来ないか）
・残業（例：残業をなくす施策については下記の記事で詳しく説明しています。）

朝から夜まで会議の予定でいっぱいで、個人の業務にあてる時間がまったくない、という人もあなたの職場にいるかもしれません。

本当にその会議は必要なのか、その会議にその人を呼ぶ必要はあるのか、について考えてみましょう。

固定観念や習慣にとらわれない客観的な現状を分析、必要な業務と不必要な業務の見極めが大切です。

Combine（繋げる）

ここでは、別々の担当者が行っていた業務を一つにまとめる、担当チームを統合して一つのチームで業務を担当する、といったように業務をつなげる(統合する)ことで時間短縮を行えないかを考えます。Combine（繋げる）で得られる最大の利点は、時間の短縮です。

例としては以下のものが挙げられます。

・業務の仕組み化
・整理されたオフィス環境づくり
・新人研修をまとめて行う
・社員に対する経営理念の浸透

業務のマニュアル化し、誰でも行えるようにすることは、説明する手間の削減やキャッチアップの時間の短縮に繋がります。

コンビニやレストランなどのサービスマニュアルがこれにあたります。マニュアルがあることで行うべき業務が誰にでも分かるようになり効率化に繋がります。

Rearrange（組み替える）

Rearrange(組み替える)とは、業務を行う順番や方法を見直し。
組み替えることで効率改善を行います。こちらも習慣や前任者からの方法をそのまま行っていることで非効率になっている可能性があります。

例としては以下のものが挙げられます。

・フレックスタイム制度の導入
・リモートワークの導入
・営業での訪問先に優先順位をつけ、無駄な移動時間をなくす
・書類作成のテンプレートを先に作り、それから書類を作成する

多くの職種の人が、少なからず行っている「書類作成」はもっとも改善しやすいポイントの一つです。

日々の資料作成の中で培ったノウハウをテンプレートとしてアウトプットすることで、資料作成に慣れていない新人でも質の高い資料を作成することができるでしょう。

また、「フレックスタイム制度」「リモートワーク」を取り入れることで通勤時間の短縮などの効果が期待できます。

Simplify（簡素にする）

最後のSimplify（簡素にする）で業務の単純化・簡素化を行います。

一つ一つの作業がシンプルにすることで、作業全体にかかる時間や労力を削減することができます。複雑な工程を持つ業務はシステムを導入するなどして、効率化を図りましょう。

ECRS(イクルス)を実行する際のポイント

全体の共通認識を確認する

主に製造現場でのプロセス改善に用いられるECRS。
ですが、その考え方は他業種・職種の業務でも取り入れることができます。

ECRSを実行する際は「全体の共通認識を確認する」ことを意識しましょう。企業理念や、チームや部門共通の目標と言い換えても良いでしょう。

経営層や上層部といった一部の人間だけでなく全員が同じ方向を向いて仕事をすることで、一人一人がそれぞれ最大のパフォーマンスを上げるための行動をすることができます。

業務効率化する理由を考える

業務効率化をする理由を考え、明確な目的意識を持つこともポイントです。

リーダーシップ専門家のサイモン・シネック氏による「ゴールデンサークル」によると、行動においてWhat（何をやるのか）→How（どうやってやるのか）→Why（なぜやるのか）の順ではなく、Why→How→Whatの順で行われたものが成功するとされています。

具体的には、「業務効率化や働き方改革が話題になっているからやってみよう」とWhat（行動）から始めてしまうと、その後How（業務効率化の方法）やWhy（業務効率をする理由）が曖昧になり、うまくいかない可能性が高いです。

そうではなく、例えば「社員の有給取得率を100％にしたい（Why）。そのために業務効率化を実施しより社員が休暇を取りやすい職場環境を作る（How）」といったように、Why→Howを明確にしてから、具体的な業務効率の手段（What）を考えることで、適切な手段を選ぶことができ、成功する可能性を高められる、というものです。

業務改善を加速させる『KPT』

次に、もう一つの業務改善フレームワーク「KPT」を紹介します。

KPTとは

KPTとは、「Keep/Problem/Try」の3つからなるフレームワークです。

それぞれ以下のような意味を持っています。

【フレームワーク「KPT」の頭文字が持つ意味】

・K：keep ＝ 続けるべきこと(良かったこと)
・P：problem＝ 抱えている問題(悪かったこと)
・T：try ＝ 次に挑戦したいこと

この3つの要素に分けて現状を分析することで仕事やプロジェクトの改善を図ることができます。

実際にKPTを行う際は「ホワイトボードとふせん」を用いて、上記の図のように考えることが多いです。

KPTを考える手順

KPTを日常的に行っていると常に「改善が生まれる」状態を作ることができます。そのためにも「KPTを継続して行うこと」そして「その質を高めること」が重要です。

KPTを効果的に行うためのポイントを解説します。

①意識するべきこと

・短い間隔で定期的に行う
・振り返りの習慣をつける
・個人目線やチーム目線など、視点を変える

②Keepの出し方

・改善から成果につながったことなど、思いつく限り考える
・自分がした仕事を整理しておく
・ニーズのあること、周りの人に評価してもらったことを考えてみる

③Problemの出し方

・「Problemを共有するほど成果が上がる」という共通意識をチーム全員が持つ
・「Why？」を深掘りして考える
・Problemが多い人を責めるのではなく、共に解決策を考える

④Tryの出し方

・精神論ではなく、具体的な行動に落とす
・「良かったことをさらに良くする」Tryを考える
・「その問題を解決する」Tryを考える
・なぜそれをやるのか、という目的を意識する

どのフレームワークにも共通して言えることですが、フレームワークを行うことそのものには意味はありません。

「何のために行うのか」という明確な目的意識があってこそ、フレームワークはその効果を発揮します。

業務効率化の事例

様々な取組により業務効率化に成功している企業はたくさんあります。

最後に、第一生命保険株式会社の事例を紹介します。

第一生命保険株式会社では、企業や団体向けの保険の契約事務を担当する部署が統廃合されたことをきっかけに、マニュアルの新たな作り直し、業務に集中して取り組める制度や、個人に業務量が偏らない仕組みを導入しました。その結果、以前よりも少ない人員にも関わらず、有給休暇を取得しやすい職場環境に改善されたのです。

具体的には、以下のような取り組みを行いました。

①これまで個人の知識と経験で作成していたマニュアルを「誰が見てもわかるマニュアル」に作り直すことで、未経験の業務でもマニュアルで対応可能にした。

②メリハリのある働き方を実現するため、集中して業務を行うことができる「ガンバルタイム」の制度を導入し、最終点検など集中して行わなければいけない時は、電話対応などを行う必要のない専用ブースで仕事を行えるようにした。

③それまで担当者個人で管理していた契約事務に関する書類保管を共有のキャビネットに、企業・団体ごとに区分し、処理の段階ごとにファイルして保管することで、誰もが進行状況がわかるように仕組みを変えた。それにより仮に担当者が不在時でも、周囲でフォローする体制ができ、「その人でなければわからない」業務を減らすことができた。

こうした取り組みによってメリハリのある職場環境を作りました。実際に働く社員からは「結婚・出産後も働き続けられる職場環境になった」と満足する声が上がっています。

さいごに

業務効率化は、その場限りではなく継続して効率化できるような仕組みづくりが重要です。

会社やチーム全体で業務効率化をする目的を明確に持ち、フレームワークを用いて業務の改善点を見つけ、全体で改善していく仕組みを作っていくようにしましょう。

それだけでなく、業務改善に取り組んだ結果どのように改善したか、と定期的に振り返り、修正を行っていきましょう。

もし課題が「チームメンバー（部下）との関係」にあることも考えられます。その時の対策として、こちらの記事もご覧ください。

部下育成における6つのポイント！大切なことやコーチングを学べる本も紹介

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