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仕事が早い人の特徴や効率的な作業の進め方について解説

公開: 2018.08.13 更新: 2020.04.14

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あなたは仕事が遅いことに悩んでいませんか?

器用に作業を進められず、残業しなければならなくなる。完璧にこなそうと考えるほど手が止まったり、ミスをしてしまう。計画を立てて進めているのに成果がでない。

新社会人だけでなく、ある程度経験を重ねた社会人の方も、思い当たる節があるのではないでしょうか。

実は、仕事が早い人には共通する特徴があります。そして仕事が遅い人にも、同じような特徴があるのです。この記事では、仕事が早くなりたいと考える方に向けて、「仕事が早い人の特徴」や「効率的な作業の進め方」を解説します。

仕事が早い人が実践している【効率良く作業を進めるコツ】

基礎的なPCスキルを身につける

あなたは普段PC作業をする時、ショートカットキーを使っていますか?

コピーやペーストは使うけど、その他はあまり知らないという人も多いのではないでしょうか。

仕事が早い人はショートカットキーなど作業を簡略化する方法やコツを習得しています。

わずか2~3秒の差だと思われるかもしれませんが、その積み重ねが大きな差となるのです。

効率化ツールを使う

Trello(トレロ)

出典:Trello

Trello(トレロ)は初心者でも直感的にそうさできるタスク管理ツールです。タスクを付箋のような感覚で「TODO」「進行中」「完了」に振り分けます。

タスクの登録や進捗管理など、ほとんどの機能を無料でしようすることができます。複数人のチームはもちろん、個人でも活用することが可能。

管理画面はブラウザから操作できます。

スマホアプリ版もリリースされており、日本語にも対応しているのでぜひ活用してみてください。

Excelマクロ VBA

エクセルの煩雑な操作を効率かできるかどうかは、作業のパフォーマンスに大きく関わってきます。

エクセルマクロVBAとは、エクセルの機能の一つ。エクセルやワードの作業を自動処理させる機能です。報告書を作成したり、データを入力するといった作業を全て自動化できようになります。

Astro(アストロ)

出典:Astro

Astro(アストロ)はOffice 365やgmailなどのメールアドレスと連携させて使うメールソフトです。

普段使っているメールアドレスと連携することで、以下のような機能を無料で使うことができます
・チャットのような操作でメールを作成、送信する
・送信漏れがある場合はリマインド
・不要な未読メールを削除
スマホアプリもあるので、PCが手元に無い場合でも、すぐにメールの確認・返信をすることができます。

こちらのページからダウンロード可能です。

「目標から逆算したタスク設定」を意識する

仕事が早い人はタスクを設定する段階から効率を意識しています。自分の仕事の進め方と比べてみましょう。

①ゴールを決める

ゴールを設定せずに取り掛かり始めてしまうのは非効率な進め方です。

例えばマラソンは42.195kmというゴールが見えているからこそ、ペース配分を考えたり戦略を立てることができます。ゴールがわからない状態で闇雲に取り掛かるのではなく、まずは「目的は何か」「どのくらいのクオリティで完成されるのか」を把握し、取り掛かる作業のゴールを設定しましょう。

②作業を分解する

途方もないと思えるような作業も小さなタスクの集まりです。

いくつかの作業に分解してみましょう。

それぞれの作業にかかる時間を見積もる
分解したそれぞれのタスクにかかる時間を大まかに見積もりましょう。

あくまで仮説なので、細かく考える必要はありません。だいたい1時間くらいかかるかな、というように感覚で判断してください。それが間違っていても構いません。

③一番時間のかかる作業を見極める

分解したタスクの中でもっとも時間のかかる作業を見つけましょう。その作業を軸として段取りを考えていきます

④作業の順序を考える

それぞれの作業には適切な順序があります。例えば「データ抽出」は「資料作成」よりも前に行わなければなりません。作業同士の依存関係を考えていけば、おのずと順序が決まってくるでしょう。

⑤作業の段取りを決定し、実行する

この時点で、今自分がすべきことが明確になってくるでしょう。作業をToDoの形に落とし、あとは実行していくだけです。

周囲を巻き込んで仕事をする

タスクは一人で抱え込まず、時には「人に頼む」ことも大切です。

仕事が早い人は、自分一人で対応できないと判断したら潔く信頼する上司やチームの仲間に頼ります。そうすることで新しい仕事の進め方やアイディアが浮かぶことも。

仕事が早い人は、一人で黙々と作業する人ではなく、いろんな人とコミュニケーションを取りながら周囲を巻き込んで行ける人です。

自分が苦手なことは得意な人に頼み、その分その人の苦手なことを自分が引き受ける「WinWin」の関係性を築くこと。これこそが、仕事を早く進めチームや会社全体の生産性をあげるコツです。

 メールは読み終わったらすぐ返信する習慣を身につける

メールの返信を後回しにしてはいませんか?

仕事が早い人は、総じてメールの返信が早いです。どんなメールでも読んだらすぐに返信するように心がけましょう。

レスポンスの早さは仕事の評価や信頼につながります。

ソフトバンクの孫正義氏はヤフーの代表取締役社長に井上雅博氏を選んだ理由を聞かれ、「あいつが一番メールの返事が速いからだ」と答えています。

メールのレスポンスが早ければ早いほど、メールの送信者は安心できます。反対に後回しにしてしまえば、相手に不安な気持ちを抱かせたり、最悪の場合は返信すること自体を忘れてしまうこともあるでしょう。

仕事が早いことのメリット

仕事が早いことには様々なメリットがあります。何のために仕事が早くなりたいのかを意識すると、日々の業務のモチベーションを高めることができるでしょう。

昇進につながる

仕事が早いことの大きなメリットの1つが「昇進につながる」ことでしょう。

組織の中でいち早く出世するのは、いつも一番仕事ができる人です。「仕事ができる」と評価されるためには、作業や結果のクオリティはもちろん、スピードも重要となります。どれだけクオリティが高い資料を作っても、提出日に間に合わなければ意味がありません。

「仕事が早い」という印象だけでも、社内の評価が上がることでしょう。

また仕事を効率よく進める方法を習得すると、短い時間で今以上の成果を出すことができます。

昇進には仕事の成果だけでなく、上司からの評価も重要だという会社や部署もあるかもしれません。

仕事が早い人は、業務を効率よく進めることができ、イレギュラーな展開にも柔軟に対応できるものです。上司から頼まれたタスクもすぐに対応できるので、結果として上司からの評価も得ることにつながるでしょう。

自分の時間を確保できる

仕事が早くなると、自分の時間を確保することができるようになります。

帰宅時間が早くなれば、プライベートを充実させたり、空いた時間を資格や仕事の勉強にあてられるようになるでしょう。

例えば、ビジネスマンにとって必要性が年々高まっている英語。日本人が英語をビジネスレベルで話せるようになるには、2000~3000時間が必要とされています。

英語を習得するだけでも、これだけの時間を確保しなければなりません。

仕事を早く終わらせて自分の時間を確保しているビジネスマンは、ますます成長していくことができることでしょう。

もしかすると、仕事が早いという評価を得ると、余分な仕事を任されてしまうこともあるかもしれません。

もちろん自分に余裕がある時は積極的に受けていく方が多くの経験を積めますし、同僚や上司から感謝されるでしょう。

しかし自分に余裕がない場合は、「断る仕事はしっかりと断る」ことを意識するべきです。

頼まれた仕事をしたことで、自分のタスクに影響が出てしまったり、パフォーマンスが落ちてしまっては、意味がありません。

もし自分のタスクを鑑みて対応できないと判断した場合は、断った方が懸命です。その時は具体的な理由を添えて説明すると良いでしょう。

本当に大切な仕事に集中できる

仕事が早い人は、定型的な事務作業には力を注ぎません。

データ入力などの作業がビジネスマンとしての成長につながるとは考えにくいですよね。そういった誰がやっても同じ結果になるような定型作業は、工夫次第で短縮することができます。

仕事が早い人は、あらゆる作業を自動化したり効率化しています。その結果、課題を発見したり問題を解決したりといった本質的な仕事に時間を割くことができるのです。

信頼を得られる

仕事を早く進める習慣をつけておくと周囲からの信頼を得られます。

計画を立てて効率的に作業を進めるので、締め切りや設定された期限に送れることはありません。なので上司や先輩も、安心して仕事を任せることができます。

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仕事が早い人の特徴

仕事が早い人には共通する特徴があります。それぞれの特徴を身につけることができれば、仕事のスピードはもちろん成果をあげられるようになるでしょう。

要求を正確に理解する

仕事が早い人は、要求を正確に理解しています。

作業を効率的に進めるには「なぜその作業をするのか」を正しく把握する必要があるからです。

スピードを求めるのかクオリティを求めるのかによっても、打ち手は違うものになってくるでしょう。作業の目的に対する理解はミスを防ぐことにもつながります。

何のためにその作業をするのか、本質を理解できていると優先順位を正確につけられるようになり、作業効率が向上するのです。

身の回りが整理整頓されている

仕事が早い人の身の回りは、いつも綺麗に整頓されています。
会社の机はもちろん、PCのデスクトップやフォルダも一目見て何がどこにあるのか分かるように工夫されています。

そのため、ファイルや資料を必要な時にすぐ見つけることができます。

仕事が早い人は、とにかく無駄な行動に時間を割きません。資料を探す時間なんてちょっとしたことではと思われるかもしれませんが、こういったわずかな時間の短縮こそ仕事が早くなるために大切なのです。

仕事が早い上司や先輩の仕事机は綺麗に整頓されているのではないでしょうか。

まずはファイルの名前表記を統一したり、フォルダにまとめてみるなど、簡単なところから始めてみましょう。

仕事を早くする方法を常に考えている

仕事が早い人をみると、要領の良さや才能があるんだろうと考えてしまいがちですが、そうではありません。

今は仕事が早い人でも、新人の頃から早かったわけではないのです。

おそらくあなたと同じように、仕事が遅いことに悩んだり、怒られたりした経験があるはずです。ですがそこで落ち込んで終わりではなく、どうすればもっと効率よく進められるのか、もっと結果を出せるのかを考え抜いてきたのです。

仕事が早い人は、失敗や挫折を繰り返しながらも、常に向上心を持って日々成長することを考えています。

思考と実践を繰り返し、少しずつ成果につなげてきたのです。

自分の仕事が遅いと悩んだ時は、悔しさをバネにして、どうすればより仕事が早くなるかを模索していきましょう。

優先順位を考える

仕事が早い人は、タスクの優先順位を考える習慣があります。優先順位を考えて実行する手順は以下の通りです。

①まずは全体像を把握する

②次に業務を分解する

③それぞれにかかる時間を見積もる

④段取りを考えて効率的に進める

詳細は記事後半で解説します。

周りをよく見ている

あなたは隣の人がどんな作業をしているか、把握していますか?

仕事ができる人は、積極的に周囲の人とコミュニケーションをとっています。

周囲の人がどんな仕事をしているのか、進捗はどんな具合なのかを把握することで、状況に合わせて柔軟に対応することができるようになります。

例えば、報告書に先輩の承認が必要だとしましょう。この時、仕事が早い人はまず先輩のスケジュールを確認します。そしてその先輩が午後から外出する予定であると把握したなら、作業のスケジュールを見直し、報告書作成の優先順位を高く設定するのです。

これが周りのことをよく見ていなかったならどうでしょうか。報告書作成は後回しにして、他の作業をしてしまいます。そしてようやく報告書に取り掛かり、完成した頃には先輩は外出しており、承認をもらえないという事態に陥るでしょう。

指示を先読みしている

仕事が早い人は、先輩からの指示を遂行するだけでなく、先読みして行動します。

例えば「資料を作っておいて」と指示された場合、それが会議で使用されるとわかれば、作成するだけでなく、印刷してホッチキスで留めておくのです。

先回りして行動することができると、先輩が追加で指示してきた時にはすでに準備ができているという状況になるので、「仕事が早い」と印象を与えられるでしょう。

ToDoリストを作っている

仕事が早い人は、優先順位を考えるだけでなく、それを「ToDoリスト」のような形で常に目に見える状態にしています。

例えば、「10:00~ ミーティング用資料作り」「11:00~外回り」のように、時間と具体的に何をするのかを紙やスマホアプリ、PCソフトで管理するのです。

こうすることで「何をすれば良いのか」と迷うことがなくなります。今やるべきことに集中できるのです。

仕事終わりにも、明日すべきことを書き出し、優先順位をつけてから帰宅します。そうすることでやはり出社した時点でまず何をすべきかで迷うことはありません。

さらにもし体調不良などで休んでしまっても、そのToDoリストを自分以外の人が確認することができます。至急完了させなければならないタスクは同僚に代わりにやってもらうなど、臨機応変に対応できるでしょう。

常に仕事が滞らない状況を作ることは、仕事を早くするために重要です。

集中力がある

ToDoリストを作ることで、余計なことを考えず、目の前のタスクに集中することができます。仕事ができる人は、マルチタスクをしているイメージがありますが、実はそうではありません。マルチタスクを行わず、決めた優先順位に沿って1つ1つ集中して行います。

意識を散漫にせず、1つ1つの作業に集中する方が、結果として仕事がミスのない状態で早く終わるのです。

また仕事ができる人は、オンオフの切り替えがうまいのも特徴です。休みべき時はしっかり休むことを徹底しています。

個人差はありますが、人間の集中力は60~90分が限界と言われています。仕事が早い人は、脳の特性を理解しており、うまく休憩を挟みながら集中力をしっかり保った状態でタスクをこなしていきます。

昼休みにだらだらと作業をすることもありません。ご飯を食べる、しっかり休む、適宜昼寝をするなど、休息の時間を確保したのち午後からの業務に望むのです。

作業スピードやクオリティにこだわりすぎない

仕事が早い人は、実はあまりスピードそのものにはこだわりません。その代わり「ミスをしないこと」を徹底して意識しています。

どれだけ早く仕事を進めても、ミスがあれば振り出しに戻ってしまうこともあります。プロジェクトの進捗によっては、資料を一から作り直さなければならなくなるかも知れません。

急ごうと思うほど焦ってしまい、普段では考えられないようなミスをしてしまうこともあります。

慌てずに正確な作業を行うことで、結果として仕事がミスなく早く終わるようになるのです。

では細部まで徹底的にこだわって仕事を進めるのかというと、そうでもありません。

もちろんクオリティを上げることは意識しますが、決して100点を目指すわけではないのです。「丁寧に、完璧主義に」を意識して仕事をすると、細部ばかりに目が入ってしまい、妙なこだわりが生まれたりすることも。

仕事が早い人は作業スピードやクオリティに「こだわりすぎず」合格点を目指して作業を進めていくのです。

準備と段取りを徹底している

「段取り八分、仕事二分」という言葉をご存知でしょうか

これは、仕事の事前準備の大切さを表すもので、きっちり段取りさえしておけば、仕事の8割は完了したようなものということを意味しています。

スピードを持って仕事を進めるのに「準備」と「段取り」は欠かせません。

「何をしなければならないか」「何からすべきか」を考え、その仕事をする上で必要になる準備をすることで、作業スピードの向上と効率化を図ることができます。

先ほど説明したToDoリストもこれにあたります。

仕事が終わったあとに翌日のタスクを確認して優先順位をつけておくことで、朝の仕事のスタートダッシュが切れるようになり、周囲より一歩リードすることができるでしょう。

仕事が遅い人の特徴

仕事が遅い人にも、共通の特徴があります。自分が当てはまっていないかどうか、確認してみてください。

作業の工程を把握していない

仕事が遅い人は、今何をするべきが正確にわかっていない人が多いです。
自分が今するべきタスクとは別のものに手をつけたりすることも。

作業にどれだけ時間がかかるか理解できていない人は、作業効率が悪くなります。

計画を立てたりToDoリストの作成には、作業の全体を把握することが必要です。

後回し癖がある

あなたはタスクを後回しにしていませんか?

仕事が遅い傾向にある人は、タスクを後回しにしてしまいがちです。もちろん、優先度の低いタスクであれば問題ありませんが、重要なタスクをうっかり後回しにしてしまっていた、ということはよくある話なのです。

メールの返信や報告書の作成などは後回しにしやすいタスクの例です。

解決策としては、その都度優先順位を確認することと、作業にかかる時間を概算することを意識しましょう。

インプットばかりしている

仕事が遅い人は、アウトプットが不足している傾向にあります。
もちろん本を読んで成果を出すための方法を学ぶことも重要ですが、いくら知識や方法を身につけたとしても、実践しなければ意味がありません。

ビジネス書などを読んで、そのままにしている、というようなことはないでしょうか。本を読んで学ぶことが1つでもあれば、すぐに実践する癖をつけておきましょう。無料プログラミング体験会へ

仕事が早い人の「仕事術」を習得できる本

「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣

仕事が早い人と遅い人の「習慣」に焦点を当てて比較した書籍です。営業マン、エンジニア、税理士として働いた著者の体験談がベースになって書かれているので、ビジネスの現場に応用もしやすいでしょう。

「ラクして速い」が一番すごい

外資系コンサルティング会社で組織作りに携わった経歴を持つ著者ならではの視点で仕事が早い人の特徴を解説しています。著者曰く「努力はいらない。ラクに速く仕事をするほうが、結果が出て、さらに人生の選択肢も増える」とのこと。

普段「努力しても成果がでない」と悩んでいる人におすすめです。

さいごに

仕事が早い人には共通する特徴が見受けられます。仕事が早い・遅いは、性格の差や要領が悪いからではなく、「効率の良い方法、ツールを知っているかどうか」や「考え方」の違いによるものなのです。

「自分は仕事が遅い」と悲観する必要は全くありません。考え方や習慣を変えれば、余裕を持ってスムーズに仕事を進めることができ、成果をあげることができるようになるでしょう。

まずは周囲の人とコミュニケーションを取り、仕事ができる人の思考パターンや作業のコツを身につけるのがおすすめです。

そして、できるだけミスをしないことを心がけながら、実践に移していくと良いでしょう。

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