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Google ドライブを使いこなす11のコツ!知っていると便利な機能とは?

公開: 2021.02.19

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この記事では便利なGoogle ドライブの使い方を紹介します。テレワークの普及により使用する人が増えているGoogle ドライブですが、この記事の使用方法を知れば、今よりももっと使いこなせるようになるでしょう。

テレワーク作業を効率化したい人はぜひ参考にしてください。

Google ドライブの基本的な使い方について知りたい方は以下の記事を参考にしてくださいね。

【初心者向け】Google ドライブの基本的な使い方!Android・iPhoneアプリで使う方法も

Google ドライブはテレワークに便利なツール

まずはGoogle ドライブの特徴についておさらいしておきましょう。

Google ドライブは以下のような特徴を持つため、特にテレワークに便利なツールとして重宝されています。

Google アカウントがあれば無料で使える

Google ドライブはGoogleが提供するクラウドストレージサービスです。Google アカウントがあれば誰でも無料で使えます。

容量は15GB。しかもGoogle ドライブ上で作成したGoogle ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドはストレージの容量を使いません。

ファイルの共有がしやすい

Google ドライブで作成したGoogle ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドなどのファイルは簡単に共有できます。

メールアドレスで共有できる機能があるほか、リンクを設定して、ビジネスチャットのメッセージにコピペすれば、グループ間でデータを共有するのに便利。

また1つのデータを複数メンバーで同時編集でき、編集内容はリアルタイムに反映されます。

自動でバックアップが取られる

Google ドライブ上で作成したGoogle ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドなどのデータは自動で保存されます。万が一急にパソコンがフリーズしてしまったときも、最新の状態でデータが保存されているため助かるでしょう。

共有メンバーのうちの1人が誤って一部のデータを削除してしまった場合も、変更履歴から復元できます。

【基礎編】Google ドライブを使いこなすコツ

Google ドライブを使いこなしたいなら、まず以下の項目を確認しましょう。

今よりもデータにアクセスしやすくなります。

フォルダを作ってファイルを整理

Google ドライブで管理しているデータはフォルダを作って整理できます。フォルダはGoogle ドライブ トップページ左側にある「+新規」から作成できます。

以下の画像のようなメニューが開きますので「フォルダ」をクリックします。

フォルダ名を決めて「作成」をクリックします。

ドラッグ&ドロップで作成したフォルダに既存のファイルを移動できます。

 

ファイルにスター(目印)をつける

重要なデータにアクセスしやすくするための機能が「スター」です。スターを付けたいフォルダにマウスカーソルを合わせ右クリックし「スターを追加」をクリックします。

 

スターをつけたファイルは、Google ドライブ トップページ左側の「スター付き」から簡単にアクセスできます。

検索機能を活用

Google ドライブは検索機能が優れています。以下の画像の赤枠で示した検索窓から、ファイルの内容のワードを入れて検索してみてください。

ファイル名だけでなく、PDF上のテキストも検索できます。

表示形式を変更

Google ドライブはファイルの表示形式を変更できます。トップページ右側(以下の画像の赤枠)で変更できますので試してみてください。

フォルダの色を変更

Google ドライブではフォルダの色を変更することもできます。フォルダ名にマウスカーソルを合わせて右クリックするとメニューが開きますので「色を変更」をクリックしましょう。

ファイルをコピーする

ファイルをコピーすると、同じ構成の文書などを作成する際に便利です。方法は、コピーしたいファイルにマウスカーソルを合わせ、右クリック。開いたメニューから「コピーを作成」を選択します。

ストレージの管理

Google ドライブは無料で15GBの容量が付与されていますが、いつの間にかストレージがいっぱいになることもあります。その場合は保存容量タブからサイズの大きい順に表示させ、容量の大きいものから削除しましょう。

またゴミ箱を空にして容量を確保する方法もあります。Google ドライブ上で直接作成したファイル(ネイティブファイル)は容量を使わないので助かりますね。

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【応用編】Google ドライブを使いこなすコツ

続いてはGoogle ドライブを使いこなすコツ 応用編です。

各種ツールの便利機能も紹介しますので参考にしてください。

各種ツールの便利機能を知る

Google ドライブ上で使えるGoogle ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドには便利な機能が備わっています。

例えばGoogle ドキュメントの場合、翻訳機能・音声入力機能などが使えます。筆者である私はよく音声機能を使っていますが、性能がよく重宝しています。

このほかの機能については以下の記事を参考にしてください。

Googleドキュメントの使い方はこれ読めばOK!フル活用に役立つ本も

Google スライドの場合、作成したスライドをそのままテンプレートとして活用できます。詳しくは以下の記事も参考にしてください。

Googleスライドの定番テンプレートとDLサイトを紹介!テンプレ作成方法も

そしてGoogle スプレッドシートにはExcelにはない独自の関数があります。詳しくは以下の記事もあわせてチェックしてくださいね。

Googleスプレッドシートの作成・共有方法は?使い方を学べる本も紹介

ショートカットを活用

Google ドライブ上でControlキーとスラッシュキーを同時押しすると、キーボードショートカットが一覧表示されます。

作成したファイルをまとめて別フォルダに移動させるときなどは、このようなショートカットを活用すると便利です。

オフラインで編集できるようにする

Google ドライブで作成したGoogle ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドのファイルは、オフラインでも編集できます。設定方法は、オフラインで編集したいファイルにマウスカーソルを合わせ、右クリック。

するとメニューが開くため「オフラインで使用可」にチェックを入れます。

セキュリティを強固にする

Google ドライブのセキュリティを強固にする1つの方法として、Google アカウントのログインの際の2段階認証をオンにする方法があります。

セキュリティの設定方法は、Google アカウントのアカウント管理画面から行えます。

【知っておくと便利】Google ドライブの拡張機能

Google ドライブは拡張機能でもっと便利に使うことができます。

ここでは知っておくと便利なChrome拡張機能や各種ツールのアドオンを紹介します。

活用できるChrome拡張機能

出典:chrome ウェブストア

Google ドライブに保存」という拡張機能をダウンロードしておけば、インターネットで情報収集したものを何でもGoogleドライブに保存できます。またこのほかにも以下のような拡張機能がありますので参考にしてください。

WeVideo – ビデオエディタ&メーカー

出典:chrome ウェブストア

オンラインビデオエディタ&メーカーです。Google ドライブと連携し、ドライブ上にアップした動画や画像からビデオを作成できます。

Adobe Acrobat for Google Drive

出典:Google Workspace Marketplace

Google Workspace(旧 G Suite)向けの拡張機能です。Google ドライブ上でPDFファイルを開き、注釈を入れるなどの編集作業が可能に。ドライブ上の複数ファイルを結合して1つのPDFファイルにできます。

各種ツールのアドオン

Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドの各種アドオンも使いこなせるとより便利に。

例えばドキュメントなどを作成中にフリー画像の検索・挿入が簡単にできるアドオン(Pixabay Free Images)や、手書きのサインが入力できるようになるアドオン(HelloSign)などがあります。

Google ドライブを使いこなしてテレワークを快適に

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、オフィスで人が集まって共同作業をしにくい状況が続いています。

そんな中オンライン上での共同作業を効率化できるGoogle ドライブのニーズがますます上昇。すでに利用を開始している人も多いでしょう。

今回紹介したGoogle ドライブの活用方法をマスターすれば、あなたのテレワークをもっと快適にできます。今日からぜひ試してみてくださいね。

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この記事を書いた人

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フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。テックキャンプブログではITの最先端を学びつつ記事を書いています。

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