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Googleドキュメントとは?Wordとの違いや便利機能10選を紹介

公開: 2021.01.20

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GoogleドキュメントとはWordに近いツールです。“Google版Word”と言っていいでしょう。

Googleドキュメントはオンライン上で使用できるため、テレワークが進む現在、さらに普及が進んでいます。

今回はGoogleドキュメントとはどのようなツールなのか、基本的な情報や、Wordとの違い・便利機能などを紹介していきます。Googleドキュメントの機能をフル活用できれば、今よりもさらにドキュメント作成業務を効率化できるでしょう。

Googleドキュメントとは

GoogleドキュメントとはGoogleが提供するドキュメント作成ソフト。

「Wordの代替ツール」という認識で問題ありません。

Wordに近いツール

GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも使用できます。Wordの代替ツールとして使用できますが、Wordにはない便利機能も。

詳しくは後ほど紹介しますが、オンライン上で使用できるため、テレワーク下で作業を効率化できるメリットがあります。

インストール不要で無料で使える

GoogleドキュメントはWordのようにインストールする必要がありません。またスマホアプリもあるため、外出先でもインターネット環境があれば気軽にドキュメントが作成・編集可能。

オンライン上で複数メンバーとの共同作業もできます。そのため新型コロナウイルス感染症拡大を受けテレワークが増える現在、使用を開始する人が増えているツール。

実際にICT総研が2020年6月8日に行ったクラウドストレージの利用状況調査結果によると、Googleドライブがトップでした。

GoogleドキュメントとWordとの違い

ではGoogleドキュメントとWordとの違いは何なのでしょうか?

両者の違いを把握することで、効率的な使い方ができます。

インストールの有無

Wordは利用する際にインストールが必要。2014年からはインストール不要なオンライン版であるMicrosoft Office Onlineも提供されていますが、一部機能が制限されています。

一方GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあればインストールなしで使用可能。インターネット環境があればいつでも・どこでもドキュメントを作成・編集できます。

Webコンテンツとして公開可能

GoogleドキュメントはWebコンテンツとして公開できます。共有機能でURLを設定してWeb上で公開すれば、誰でも簡単にドキュメントにアクセス可能。

またチャットツールでURLを共有して複数メンバーが簡単にアクセスできたり、メールアドレスを入力して、共有するメンバーにメッセージとともにリンクを送ったりできます。

複数人で同時編集が可能

Googleドキュメントは複数メンバーと共有し、同時編集できます。しかも編集内容はリアルタイムに反映。オンライン上で効率的にコンテンツを作成できます。

自動で保存される

Googleドキュメントはクラウド上(Googleドライブ)にデータが保存されます。そのため外出先でもインターネット環境があればGoogleドライブにアクセス可能。

また編集内容は常に自動保存されます。万が一パソコンやスマホの電源が急に落ちたとしても、通信障害が起きていない限り、直前までの編集内容が保存されています。

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Googleドキュメントを使用するメリット

ではWordよりもGoogleドキュメントを利用するメリットは何なのでしょうか。

最大のメリットは無料で使える点だと考えられます。

無料で使える

Wordは利用の際にライセンス料金が発生します。一方GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能。Googleアカウントの作成も無料です。

スマホで編集可能

筆者もよくGoogleドキュメントのスマホアプリを使用します。スマホアプリを使えば、例えば外出先の隙間時間に記事構成をメモのようにドキュメントに書き出し、帰宅してから内容を詰めることも可能。

移動中にメンバーが作成したテキストにコメントを入れる作業も行いやすいです。

同時編集で作業効率化

Googleドキュメントの同時編集機能を活用すれば、1人がテキストを打ち込み、その内容を編集者が編集したり、コメントをつけたりすることが可能

編集内容はリアルタイムに反映されるため、効率的に作業を進められます。

過去データを復元できる

Googleドキュメントはクラウド上にデータが保存されており、常にバックアップが取られている状態。万が一メンバーの1人がデータを削除してしまったとしても、変更履歴から削除前のデータを復元できます。

Googleドキュメントの便利機能10選

ここでは意外と知らない人も多い、Googleドキュメント便利機能を紹介します。

Googleドキュメントの機能をフル活用すれば、テレワークやリモートワークをより快適にできるでしょう。

テンプレート

Googleドキュメントでは豊富なテンプレートが用意されています。例えばプロジェクト提案書や会議メモ、新入社員向け文書など。1から編集する必要がなく便利なので、ぜひ使ってみてください。

チェック機能

Googleドキュメントにはチェック機能が備わっています。例えば言葉の打ち間違いや漢字・文法の誤りをチェックしたり、文字カウントできたりできます。

ちなみにこの記事の文章もGoogleドキュメントで下書きをしました。先ほど執筆した文章を打ち込んでいる最中「誤り」を「謝り」と記入してしまったのでうが、自動チェック機能で赤線が入ったため、すぐに修正できました。

日本語だけでなく英語のスペルチェックも可能です。

検索機能

Googleドキュメントの検索機能は、表記統一などに便利。例えば「私」と「わたし」の2つの表記が混在しており一方に統一したい場合、検索機能で一方の語句を検索し、全てどちらか一方に置換できます。

そのほかにも読みやすい文章にするために語尾表現をそれぞれ変えたいときや、クライアントの基本情報に誤りがないかチェックしたいときなどに、検索機能は便利ですよ。

辞書機能

ドキュメント作成中に「この場合はどちらの漢字を使うべきなのか」といった疑問が出ることがあります。そんなとき、Googleドキュメントなら辞書機能があるためすぐに検索が可能

また単語の類義語検索もできるため「もう少し他の言い方に変えたい」といった場合にも役立ちます。

音声入力機能

Googleドキュメントは音声入力もできます。例えばインタビューの際に音声入力をONにしておけば、大体の音声はその場でテキスト化できます。

またラジオ配信した内容を流してテキスト化したり、書きたい内容を話すことでメモしたり。文字起こしやコンテンツ作成の効率化に役立ちますよ。

PDFやWordファイルに変換

GoogleドキュメントはPDFファイルやWordファイルとしてダウンロードできます。つまりGoogleドキュメントを使用していない相手にもファイルを共有しやすく、納品形式が指定されている場合も対応しやすいメリットがあります。

コメント・編集の提案

Googleドキュメントは共同作業に非常に便利なツールですが、直接編集するだけでなくコメントや編集の提案といった機能も備わっています。

コメント・編集の提案機能は、編集前の状態も残しつつ「こうしたら良いのでは?」といった意見にとどめる場合や、参考ページをメモのように残したい場合などに便利。

またコメントや編集の提案に対し、メッセージでやりとりする機能も備わっています。

編集の提案がされたものの、メッセージでやりとりした結果元のテキストのままにすることになった場合は「提案を拒否」すれば処理できます。

編集メンバーがそれぞれ離れた場所にいても、ドキュメント上でリアルタイムでディスカッションしながら、コンテンツをより良いものできるでしょう。

編集履歴

Googleドキュメントはクラウド上で保存・管理されます。編集履歴も自動で保存されているため「やっぱり元のテキストに戻したい」といった場合も変更履歴から元の版を復元可能

また変更履歴には名前もつけられます。例えばライターが執筆した元々の版に名前をつけ、編集者によって編集された版や最終稿にも名前をつければ、どこをどう校正されたのかを振り返りやすいでしょう。

各種アドオンが使える

Googleドキュメントはアドオンを追加することで機能を拡張できます。例えば以下のようなアドオンがあります。

  • Template Gallery for Docs:テンプレートを検索・使用できる
  • Icons from Flaticon:アイコンを挿入できる
  • Translate+:テキストを翻訳できる
  • DocuSign eSignature:署名・印鑑を押印できる
  • Code Blocks:ドキュメント上のコードをシンタックスハイライトできる(言語の属性ごとに色分け)

シンタックスハイライトした画面は以下の記事で見られるので、あわせて参考にしてみてくださいね。

Atomでの開発が捗るおすすめテーマ設定・パッケージ・ショートカットを紹介

縦書きができるアドオンはない

Googleドキュメントは縦書きができないのが唯一のデメリットかもしれません。「縦書きできるアドオンがあるのでは?」とお探しの方もいるかもしれませんが、今のところ(2021年1月現在)そのようなアドオンは存在しません。

縦書きができるドキュメント作成ソフトは、Wordをはじめ以下のようなものがあります。業務上縦書きが必要になる場合は参考にしてくださいね。

  • Word
  • 一太郎
  • VerticalEditor
  • Online OCR
  • ABBYY FineReader Online

また、どうしてもGoogleドキュメントで縦書きを使いたい場合は、別ツールで縦書きにした文書を画像として貼り付ける方法もあります。

G Suiteなら管理機能が加わる

Googleドキュメントをビジネス利用するなら、GoogleドキュメントをはじめとしたさまざまなGoogleのサービスがパッケージされたグループウェア「G Suite(有料)」がおすすめ。

無料版と比較するとドライブの保存容量が15GBから30GBにアップするほか、管理機能が追加されるメリットが。

管理機能があると、ファイルの共有範囲を「社内のみ」にしておき、社内情報が誤って社外に公開されるリスクを避けられます。

Googleドキュメントの具体的な使い方

MacのLaunchpadとはGoogleドキュメントの基本的な情報が理解できたら、次は実際にGoogleドキュメントを使ってみましょう。

以下の記事では画像付きでGoogleドキュメントの使い方を解説しています。あわせて読み進めてみてくださいね。

Googleドキュメントの使い方はこれ読めばOK!フル活用に役立つ本も

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この記事を書いた人

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フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。テックキャンプブログではITの最先端を学びつつ記事を書いています。

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