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テレワークを導入する企業が増える中、オンラインで編集作業ができるGoogleスプレッドシートを利用する機会が増えている人も多いのではないでしょうか。でも「スプレッドシートの使い方がわからない……」と困っている人も。
この記事では、エクセルの代替ツールとして便利なGoogleスプレッドシートの具体的な使い方を解説していきます。
この記事でGoogleスプレッドシートの使い方の基本を把握し、実際の業務に生かしてください。
この記事の目次
Googleスプレッドシートの特徴
Googleスプレッドシートの使い方を見ていく前に、ここでGoogleスプレッドシートの特徴をおさらいしておきましょう。
Googleスプレッドシートはエクセルの代替ツールとしての側面だけでなく、Googleスプレッドシートならではの機能も備わっています。
複数メンバーと共有して同時編集可能
Googleスプレッドシートはオンライン上で編集できる表計算ソフト。複数メンバーと共有して同時編集作業を行えます。
これはプロジェクト管理などを行う際に非常に便利。メンバーが今どの作業を行なっているのかを、リアルタイムで把握できます。
編集内容がリアルタイムで反映・保存される
Googleスプレッドシートの編集内容はリアルタイムで反映されます。例えば「担当している作業がいつの間にか他のメンバーとかぶっていた」ということも起こりにくいです。
また編集内容は自動で保存され、常にバックアップがオンライン上で取られている状態。
そのため万が一誤って削除してしまった部分があっても、変更履歴から復元できます。
他のGoogleのツールとの連携が可能
Googleは今回紹介するGoogleスプレッドシートのほかにも、多数のサービスを提供しています。
例えばアンケート集計などを行える「Googleフォーム」というツール。Googleフォームで行ったアンケートの調査結果を、Googleスプレッドシートに変換することが可能です。
このほかにも、Webサイトのアクセス状況を分析する「Googleアナリティクス」をGoogleスプレッドシートと連携し、レポート作成を自動化することもできます。
このようなGoogleスプレッドシート含めた、Googleのサービスをフル活用する方法は、後ほど紹介する書籍でも解説されています。あわせて参考にしてくださいね。
iphoneなどのスマホアプリでいつでも編集可能
Googleスプレッドシートにはスマホアプリもあります。スマホアプリを使えば、出先でも手軽に編集作業ができます。
例えば営業先で打ち合わせた内容を、会社への移動中にスマホで見積書に反映させ、帰社したらすぐに上司に確認を取ることも可能。効率的な業務が実現します。
Googleスプレッドシートの作成方法
Googleスプレッドシートを使用するには、まずGoogleアカウントの作成から始めましょう。
もちろんGoogleアカウントも無料で作成できます。
Googleアカウントを作成
Googleアカウントはこちらのページから作成できます。アカウントを作成するには、姓名やメール、パスワードを設定します。
GoogleアカウントはGmailアドレスを新規設定して作成することもできますし、Gmail以外のメールアドレスを使用してアカウント作成することも可能です。
その後再設定用情報を入力し、アカウントの保護設定を行いましょう。以上でGoogleアカウントの作成は完了です。
Googleドライブへアクセス
Googleアカウントが作成できたら、Googleドライブへアクセスしましょう。
ブラウザでアクセスする場合、まずGoogle Chromeを立ち上げ、右上のアイコンをクリック。
するとGoogleの各種ツールのアイコンが一覧で表示されるため、Googleドライブのアイコンをクリックしましょう。
これでGoogleドライブが立ち上がります。
「＋新規」からシートを作成
Googleドライブの画面の左上の方にある「＋新規」をクリックしましょう。
すると「Googleスプレッドシート」と表示されるので、その部分をクリック。
すると、新規のスプレッドシートを作成できます。
ちなみにGoogleスプレッドシートにはテンプレートも多数あるので、活用すると便利です(以下の画像はスマホアプリの画面です)。
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Googleスプレッドシートの共有方法
Googleスプレッドシートは、主に以下の3つの方法で共有できます。
データの内容や共有メンバーに合わせて共有方法を選択しましょう。
メールアドレスで共有
まずはメールアドレスで共有する方法から。
スプレッドシートの画面の右上にある「共有」をクリック。
すると「ユーザーやグループと共有」というウィンドウが表示されます。
「ユーザーやグループを追加」の部分に、共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。
「完了」をクリックするとメッセージ編集画面に移ります。
送信したいメッセージを記入し、送信をクリックすると、入力したメールアドレスにメッセージと共有リンクが送信。
相手が、送信されたメッセージから「スプレッドシートで開く」をクリックすると、共有したデータにアクセスできます。
リンクで共有
Googleスプレッドシートはリンク共有も可能です。
一度に多くのメンバーと共有したい場合や、Webコンテンツとして公開したい場合はリンク共有が便利でしょう。
リンク共有する場合も、メールアドレスで共有する時と同様、右上の「共有」をクリックします。
下のウインドウ「リンクを取得」の下側に青字で表示されている「リンクを知っている全員に変更」をクリック。
すると編集権限設定ができる画面になります。
右側に表示されている「閲覧者」をクリックすると、
- 閲覧者
- 閲覧者(コメント可)
- 編集者
の3段階の設定ができます。
共有するデータや共有するメンバーに合わせて、権限設定を行いましょう。
権限設定をしたあとは、右側の青字「リンクをコピー」をクリックするとリンクをコピーできます。
コピーしたリンクを共有したいメンバーへのメッセージやビジネスチャットグループなどで共有すれば、メンバー同士でデータへアクセスすることが可能です。
IMPORTRANGEで共有
Googleスプレッドシートの特定のセルやシートを共有したいケースもあるでしょう。
そのような場合はIMPORTRANGEで共有するのが便利です。
以下のような手順で共有します。
- 共有用のシートを新規作成し、共有設定を行う
- 共有したいデータが入力されているシートの関数入力部分に「=IMPORTRANGE」と入力
- インポートするデータ元のシートのURLとインポートする範囲を入力して、データを共有する(要画像参照)
Googleスプレッドシートで関数を使う方法
Googleスプレッドシートで関数を使う方法はエクセルとほぼ変わりません。
以下で画像とともに紹介します。
①画面上部のfx部分に関数を入力する(「=」で始める)
②メニューバーの「挿入」から使用する
③上部右側にあるΣのアイコンから使用する
ちなみにGoogleスプレッドシートではSUM・IF・SUMIF・AVERAGE・VLOOKUPなど基本の関数が使えます。
マクロも使える(スプレッドシートの場合GASを使用)ため、まさにGoogle製のExcelといっていいでしょう。
また以下のような、ExcelにはないGoogleスプレッドシート独自の関数もあります。
- IMAGE：画像のURLを指定するとセルの中に画像を挿入できる
- SPLIT：CSV形式のファイルなどにある、カンマで区切られた文字列をそれぞれ個別のセルに自動分割できる
- IMPORTXML：Webサイト上のデータを取得できる(スクレイピング)
この記事もオススメ
Googleスプレッドシートの使い方を学べる本
Googleスプレッドシートの使い方を学べる参考書があります。
基礎から応用まで学べる内容のものがあるので、あわせてチェックしてみてください。
はじめてのGoogle スプレッドシートの教科書2020
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まず基礎から使用方法を学びたいなら本書がおすすめ。
「エクセルと同じだからと言われたけど、やっぱり使い方がよく分からない」という場合の教科書として、活躍してくれるでしょう。
エクセルにも使い慣れていない人でも、分かりやすく解説されています。
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Googleスプレッドシートだけでなく、Googleドライブ・Googleカレンダー・GoogleスライドなどあらゆるGoogleのサービスを使いこなしたい人におすすめの1冊。
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リモートワークが増え、Googleのツールを使用する頻度が多くなった人におすすめ。
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本書ではその中でも“リモート強者”になるための10のサービスを厳選し、リモートワークで本当に使える機能を紹介しています。
Googleのサービスをフル活用してリモートワーク業務を効率化したい人は、ぜひ参考にしてください。
スプレッドシートを使うメリット・デメリットって？
今回はエクセルの代替ツールであるGoogleスプレッドシートの具体的な使い方について解説してきました。
今回の内容のみを読むと「Googleスプレッドシートはメリットだらけ」という印象を持つかもしれませんが、実は若干のデメリットもあります。
以下の記事ではGoogleスプレッドシートのメリット・デメリット双方を解説しているので、あわせて参考にしてくださいね。
Googleスプレッドシートとは？Excelとの違いやメリット・デメリットを紹介
