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パソコンのファイルを整理したいけど、やり方が分からないという方も多いでしょう。
そこで今回は、ファイル整理のコツ、ファイル整理のメリット、やりがちなNG例などを紹介します。
この記事の目次
パソコン・クラウド上のファイル整理のコツ
本章では、パソコンやクラウド上にあるファイルを整理するコツを5つ紹介します。
フォルダの分類の一貫したルールを決める
1つ目は、作成するフォルダの分類の一貫したルールを決めることです。
ルールを決めておけば、必要なファイルがどのフォルダにあるのか一目で分かるでしょう。
具体的なフォルダ分類のルールは、以下の3つです。
- ダブリや漏れがないMECEを意識する
- 浅い階層でまとめる
- フォルダの分類の抽象度を揃える
上記のルールに関して、さらに深掘りします。
ダブリや漏れがないMECEを意識する
MECE(ミーシー)とは、「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の略語で、「漏れがなく、ダブりなく」という意味の用語です。
これは、ロジカルシンキングやマーケティングなどで使われる考え方で、フォルダ分類にも活用できます。
特に、チームでフォルダを共有する場合は、誰が見ても分かる論理的な構造であることが不可欠です。
したがって、フォルダ分類のルールを設計する際は、漏れがなく重複のない設計を心がけましょう。
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浅い階層でまとめる
フォルダ分類においては、階層でまとめるのが基本です。
しかし、あれもこれもとフォルダを作成して階層が深くなると、構造が複雑化してしまいます。
したがって、フォルダ分類は浅い階層(基本は3階層まで)でまとめるように決めておきましょう。
フォルダの分類の抽象度を揃える
フォルダ分類では、階層ごとに抽象度を揃えるのも重要なポイントです。
社内の共有フォルダを具体例に挙げると、以下の通りです。
- 第1階層：会社別、年度別など
- 第2階層：部署別、案件別、顧客別など
- 第3階層：社員別、ファイルの種類別など
上記のように揃えると、分かりやすく整理できるでしょう。
また、階層が深くなるほど抽象度が低くなるのもポイントです。
ファイルの名前をわかりやすく工夫する
2つ目は、ファイル名を分かりやすく工夫することです。
ファイル名が分かりにくいと、ファイルを開いて確認する手間や古いファイルを誤って更新してしまうなどのリスクを引き起こします。
ファイルの名前の付け方のポイント
ファイル名の付け方のポイントは、以下の2つです。
- ファイル名に規則性を持たせる：先頭に項番を入れる、ファイル区分を入れるなど
- 最新のファイルがわかるように日付やバージョンを入れる
最低限、上記の2つを含んだファイル名にしましょう。
ファイルは属性や目的で整理するとわかりやすい
3つ目は、ファイルを属性や目的別に整理することです。
例えば、「書類」や「ピクチャ」などのデフォルトで用意されているフォルダだけで整理すると、ファイルが乱雑になりがちです。
そのため、ファイルの属性や目的に合わせたフォルダを作成しておけば、後から探すのが格段に速くなります。
不要なファイルを定期的に削除する
4つ目は、不要なファイルを定期的に削除することです。
不要なファイルが多いと整理が大変ですから、定期的に削除するか、外付けHDDなどに保存するなどの対策を行いましょう。
デスクトップに一時保存用のフォルダを作る
5つ目は、デスクトップに一時保存用のフォルダを作成することです。
突発的に使うファイルや下書き用のファイルなどの保存期間が短いファイルは、デスクトップに一時保存用のフォルダにまとめておけば、後で一括削除するのも非常に楽です。
パソコン・クラウド上のファイルを整理するメリット
本章では、パソコンやクラウド上にあるファイルを整理するメリットを4つ紹介します。
必要なファイルがすぐに見つかる
1つ目は、必要なファイルがすぐに見つかることです。
ファイルを探す無駄な時間が減るため、仕事を効率的に行えるでしょう。
ファイルを間違えて消去するトラブルを防止
2つ目は、ファイルを間違えて消去するトラブルを未然に防げることです。
もし、社内の機密情報が含まれるデータを削除してしまうと、取り返しのつかない事態に陥ります。
このようなトラブルを防ぐためにも、日頃からファイル整理を欠かさず行うべきでしょう。
データ容量をコンパクトにできる
3つ目は、ファイル保存に要するデータ容量をコンパクトにできることです。
パソコンの容量が増えると、ファイルを探すのが不便になるだけでなく、パソコンの動作が重くなる要因にもつながります。
そのため、定期的に不要なファイルを削除しておけば、パソコンの性能を落とすこともありません。
チームでファイルを共有しやすくなる
4つ目は、チーム間で必要なファイルを共有しやすくなることです。
社内で共有フォルダやクラウドサービスを使っているケースは多いと思います。
フォルダの分類やファイル名のルールが統一できていれば、チーム間の連携もスムーズになるでしょう。
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ファイル整理・管理ができない人がやりがな失敗・NG
本章では、ファイル整理が苦手な方がやりがちな失敗やNG例を3つ紹介します。
いずれかに当てはまる方は、仕事の生産性が下がっているかもしれませんから、今すぐファイル整理をしましょう。
とりあえずデスクトップに何でも保存する
1つ目は、取り込んだファイルをとりあえず何でもデスクトップに保存することです。
デスクトップから直接開けるのは便利である一方、ファイルで溢れてしまうと必要なものを見つけるのが大変です。
仕事の生産性を落とす要因にもつながりますから、フォルダを使って賢く整理しましょう。
また、ファイルが散乱しているデスクトップを万が一上司に見られると、それだけで「仕事ができない人」という印象を抱かれることもあるので注意が必要です。
ダウンロードフォルダにファイルが溢れている
2つ目は、ダウンロードフォルダに不要なファイルが溢れていることです。
Webサイトやソフトウェアからファイルをダウンロードすると、デフォルトではダウンロードフォルダに蓄積されます。
容量を圧迫する恐れもありますので、定期的にフォルダを点検して、不要なものは削除しましょう。
フォルダに分けただけで満足 ファイルが見つからない
3つ目は、フォルダに分けただけで満足してしまい、必要なファイルが見つからないことです。
前章で説明したように、フォルダに分ける際は一貫したルールを決めることが重要ですから、MECEや抽象度を揃えるなどの対策も忘れずに行いましょう。
ファイル整理が上手くいかないならソフトも活用しよう
ファイル整理のコツ、ファイル整理のメリット、やりがちなNG例などを紹介しました。
NG例に1つでも当てはまる方は、ファイル整理を実践して生産性をあげましょう。
しかし、それでもうまくいかない場合は、専用のソフトを活用するのもおすすめです。
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