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誰でも今日から取り組める仕事を効率化するコツ5選

作成: 2019.09.26 更新: 2019.09.24

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「残業続きで疲れが取れず、作業の質やスピードが落ちる悪循環になっている気がする…」
「どの業務にも時間がかかってしまい自分の仕事で手一杯。チームメンバーに迷惑をかけてしまっている状態が辛い」

そんな悩みをあなたは抱えていませんか?

この記事では、仕事の作業を効率化するのに役立つスキルや考え方を5つ紹介いたします。

最後まで読み進めれば、仕事を効率的にこなすことができ、社会人として上司やチームメンバーから認められる存在に近づけるでしょう!

仕事効率化のコツ 1:ブラインドタッチができる

昨今、どの仕事においてもパソコンが欠かせないツールとなっています。
パソコンを使う人が一番効果的に生産性をあげるコツは、キーボードのタイピングスピードをあげることです。

正確なブラインドタッチができるかで仕事のスピードは決定的に変わってきます。

それなのに、遅いタイピングスピードやブランドタッチができない状態を放置している人は意外と多いです。

だからこそ、ブラインドタッチを極める努力に取り組みましょう。

自分のタイピングレベルの把握には寿司打が便利

寿司打というサービスの高級寿司コースで10000以上出せればタイピングスピードの合格点と言えます。

ぜひ自分のレベルを確認してみてください。

参考サービス:寿司打

また、ブラインドタッチができない人は、アプリなどを利用して正しい指使いから練習する必要があります。

プライベートで使っているキーボードと同じものを使う

職場と家のパソコンが違ってキーボードの配置も微妙に違うとタッチが違ってくるので習熟しづらいです。

そのため、できる限り同じパソコンを使うことをオススメます。

以下の記事では、プログラマーが推薦する仕事効率を向上させるキーボードをご紹介しているので、参考にしてみてください。

ブラインドタッチを習得する練習方法

キーボードを使うときは、常にブラインドタッチを意識することが上達への近道でしょう。

仕事中は慣れないブラインドタッチに取り組む余裕がない場合は、プライベートの時間にアプリなどを使って練習するのが良いでしょう。

タイピストというアプリで練習するのもオススメです。

参考アプリ:タイピスト

誰でも真剣に取り組めば、数週間もかからずブラインドタッチを習得できます。

ショートカットキーを多用する

ショートカットキーを多用することもタイピングのスピードアップには不可欠な要素です。
意外と使いこなし切れている人は少ないのではないでしょうか?

ショートカットキーは、頻繁に繰り返す煩雑な動作を簡単にするという目的で用意されているもの。

だからこそ、自分が必要とするショートカットキーを覚えて取り入れることが生産性をあげることに繋がります。

たった数秒の削減が仕事の効率化に繋がる

「たった数秒短くなるだけで大した意味はない」と思うかもしれません。

しかし、コンピューターの操作に数秒でも余計な時間をかけるべきではないと言う価値観を持つべきです。

そして、本気で1秒を生み出すことに取り組むことが仕事の効率化に繋がるのです。

1秒を笑うものは1秒に泣くのです。それを肝に命じておきましょう。

基本的なショートカットキー

以下に基本的なショートカットキーをまとめましたので参考にしてみてください。

コピーする

【windows】Ctrl+C
【mac】command+C

コピーして削除する

【windows】Ctrl+X
【mac】command+X

貼り付ける

【windows】Ctrl+V
【mac】command+V

ウィンドウを閉じる

【windows】Ctrl+W
【mac】command+W

コマンドを1動作戻す

【windows】Ctrl+Z
【mac】command+Z

戻したコマンドを逆に戻す

【windows】 Ctrl+Y
【mac】command+Y

ファイル名を修正する

【windows】ファイル名を選択してF2
【mac】タブキーを押してファイル名を選択してenterキー

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メールはすぐに返信する

メールは素早く対応していかないと処理に時間がかかってしまい、効率が悪くなる悪循環に陥ってしまいます。
逆に、メールをすぐに返信しだすと仕事のスピードが格段に早くなります。

こちらがメールをすぐに返信することで、相手からの返信もすぐに返ってくることが多く返信待ちの時間が短くなります。

また、メールの返信の早いと、相手がこちらの熱心さや誠意を感じてくれやすく、信頼関係の構築にも一役買ってくれます。

だからこそ、メールはサクサク返信していきましょう!

メールをうまく素早く返信するためには、以下のポイントを心がけてみてください。

・優先順位をつけない
・メールを書くスピードを加速する
・難しい内容のメールは翌日まで寝かせておく
・すぐに対応できない内容のものは漏れが起きないように未読に戻す

単語登録を200~300個する

パソコンで文章を書くスピードをあげるには、単語登録も重要な要素です。
単語登録と聞くと「自分はすでに登録している」と思う人が多いかもしれません。

確かに、単語登録は誰でも一度は考えてトライしたことがあると仕事の効率化術でしょう。

では「いくつ単語登録していますか」と聞かれた場合、なんと答えますか?

10~20個ぐらいにおさまる人が多いのではないでしょうか。

ここでいう単語登録は、最低でも200~300個まで行うことを指しています。

膨大な量を登録することで、入力が驚異的に早くなり、文字入力がスムーズになるのです。

単語登録を実行する時のポイント

単語登録を行う際は、いくつかのポイントがあります。

それは、多くの単語登録をすること。かつ、登録した単語を素早く思い出し使いこなすことです。

そのためには、自分が把握できるルールをきちんと作ることが大切。迷わないで登録できて使える状態がベストと言えるでしょう。

自分なりのルールが思いつかない場合は、まずは以下の方法を試してみてください。

・頻繁に使う特別なものは最初の1文字で登録する
・通常は最初の2文字で登録する
・よく使うメールアドレスは、その人の名前の最初の2文字+「あ」で登録する

単語登録を行うと、少ないキー数でスイスイ文章がかけて気持ちいいなあ。

スピードアップだけではなく、書くこと自体が楽しくなる効果もありますね。

伝えるべきことを3、4点メモしてから話す

会議での発言する時や、1対1で相手に伝えたいことがある場合、サクッとメモに書いてから話始めることをオススメします。
簡単に3、4点のポイントを箇条書きにするだけで、伝えたい内容も効果的に話すことができるようになります。

この作業によって、認識のすり合わせの時間も短縮できますし認識齟齬も減るため、差し戻しなど余計な業務が発生することを予防できます。

また、メモしてから話すことで、話すとき心にも余裕が生まれるでしょう。

メモを書くきのポイント

最初のうちはメモを書いてから話をしても、うまく伝わらないことが多いかもしれません。

その場合も、実行と改善を繰り返すことで、うまく話せるようになります。

以下のポイントに気をつけてメモを書いて見るといいでしょう。

・相手の心情、反応を想定してメモを書く
・その場で起こりそうな想定外の出来事に対する対策も事前に考えてメモにしておく
・相手から許可をもらえた場合、その返答に対する自分の考えをメモしながら話を聞く

メモを使って話ことに慣れてきても、続けることで伝える力をブラッシュアップできます。

終わりに

今回は、誰でもすぐに取り組める仕事の効率化の5つのコツを紹介しました。
具体的なテクニックで、すぐに取り入れることができるので、ぜひ試してみてください。

1秒でも効率化を目指す姿勢が仕事の生産性をあげる一歩に繋がります!

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この記事を書いた人

テックキャンプ ブログ編集部
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